WhatsApp Business und DSGVO: So nutzen Unternehmen den Messenger datenschutzkonform

WhatsApp Business Funktionen im Überblick – und wo die DSGVO zum Stolperstein wird

Die Nutzung von WhatsApp Business eröffnet Unternehmen viele Möglichkeiten, ihre Kundenkommunikation zu professionalisieren – allerdings bringt sie auch datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich.

Zuerst werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Features von WhatsApp Business. Danach klären wir, welche Herausforderungen bei der DSGVO-Compliance entstehen.

1. Der WhatsApp Unternehmensaccount

Unternehmen in der WhatsApp Business App ein professionelles Profil erstellen, inklusive:

• Beschreibung
• Adresse
• Website
• Öffnungszeiten
• Kontaktmöglichkeiten (Telefon, E-Mail)
  
• Verifizierungsabzeichen (Blauer Haken)
  

Meta Verified: Verifizierungsabzeichen bedeuten, dass ein Konto anhand seiner Aktivitäten in WhatsApp und der von Eigentümer*innen bereitgestellten Informationen oder Unterlagen verifiziert wurde.

2. Automatisierte Nachrichten

Mit WhatsApp Business lassen sich einfache Automatisierungen einrichten:

• Begrüßungsnachrichten, um Kunden willkommen zu heißen.
• Schnellantworten, um häufig gestellte Fragen schnell zu beantworten.
• Abwesenheitsnachrichten, um Kunden über die Erreichbarkeit zu informieren.

Automatisierte Antworten in WhatsApp Business – mit Begrüßungs-, Schnell- und Abwesenheitsnachrichten immer professionell auf Kundenanfragen reagieren.

3. Produktkataloge

Produkte und Dienstleistungen können direkt in der App präsentiert werden. Kunden können durch den Katalog stöbern und direkt Kontakt aufnehmen.

Mit WhatsApp-Katalogen können Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen direkt in der App präsentieren.

4. Basic Analytics

5. Broadcast-Nachrichten

Unternehmen können Nachrichten an bis zu 256 Kontakte gleichzeitig senden. Diese Funktion eignet sich für Ankündigungen, Angebote oder Updates. Tipp: In diesem Leitfaden findest du alles, was du über WhatsApp Broadcasts wissen musst.

Warum ist die WhatsApp Business App nicht DSGVO-konform?

Das betrifft unter anderem:

• Profilnamen
• Standortdaten
• Uhrzeiten
• Profilbilder
• Geräteinformationen

Diese Metadaten können genutzt werden, um Nutzerprofile zu erstellen – ein klarer Verstoß gegen die DSGVO, wenn keine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Weitere Datenschutzprobleme:

1. Adressbuchsynchronisation
   Die App synchronisiert automatisch Kontakte aus dem Adressbuch. Ohne Zustimmung der Kontakte ist dies ein Datenschutzproblem.
2. Kein ausreichender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
   WhatsApp bietet keinen DSGVO-konformen Vertrag zur Datenverarbeitung an.
3. Speicherung von Nachrichten
   Nachrichten, die nicht zugestellt werden können, werden vorübergehend auf WhatsApp-Servern gespeichert – oft außerhalb der EU.

Wie können Unternehmen WhatsApp DSGVO-konform nutzen?

1. Keine automatische Adressbuchsynchronisation
   Die API ermöglicht es, Kontakte gezielt und mit Einwilligung zu verwalten.
2. Datenspeicherung in der EU
   Ein zertifizierter Anbieter kann dafür sorgen, dass die Daten DSGVO-konform in der EU gespeichert werden.
3. Opt-in für Nachrichten
   Die API unterstützt Double-Opt-In-Verfahren, um die Zustimmung der Kunden einzuholen.
4. Transparente Kommunikation
   Unternehmen können klar kommunizieren, wie Daten verarbeitet werden, und Kunden jederzeit die Möglichkeit geben, sich abzumelden.
5. Erweiterte Funktionen
   Mit der API können Unternehmen nicht nur Nachrichten senden, sondern auch Chatbots, personalisierte Kampagnen und interaktive Funktionen nutzen.

So hilft charles bei der Erstellung DSGVO-konformer Opt-in-Flows

Mit charles können Unternehmen einfach und sicher DSGVO-konforme Opt-in-Flows aufsetzen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Video-Anleitung: Opt-in-Flows erstellen

1. Trigger-Keyword und WA.ME-Link erstellen

• Definieren Sie ein Trigger-Keyword (z. B. „Hey! Ich möchte deinen WhatsApp-Kanal abonnieren 🙏“).
  
  

2. Willkommensnachricht hinzufügen

• Füge eine welcome message hinzu und bitte um Bestätigung des Opt-ins über reply buttons:

3. Setze Opt-in = JA

• Den „Ja“-Button mit einem Manage Subscriber Node verbinden und den Status auf „Subscribe“ setzen.
• Den entsprechenden Opt-in auswählen (Im Beispiel unten "whatsapp subscriber").

4. Opt-out ermöglichen

• Verbinden Sie den „Nein“-Button mit einem Manage Subscriber Node und setzen Sie den Status auf „Unsubscribe“.

5. Zusätzliche Fragen hinzufügen

• Stellen Sie weitere Fragen, um mehr über Ihre Kunden zu erfahren.

6. Antworten speichern

• Nutzen Sie den Manage Tag Node, um Antworten zu speichern und später für die Segmentierung Ihrer Zielgruppe zu verwenden.
  

7. Flow veröffentlichen

• Wichtig: Ohne die Option „Nein“ kann der Flow nicht veröffentlicht werden, da dies gegen die DSGVO verstößt.

Fazit: WhatsApp Business DSGVO-konform nutzen

Die WhatsApp Business App allein ist nicht DSGVO-konform.

Unternehmen, die WhatsApp datenschutzkonform nutzen möchten, sollten auf die WhatsApp Business API setzen – idealerweise in Kombination mit einem Anbieter wie charles.

Mit charles können Sie nicht nur DSGVO-konforme Opt-in-Flows erstellen, sondern auch Ihre Kundenkommunikation automatisieren und personalisieren. So wird WhatsApp zu einem sicheren und effektiven Kanal für Marketing, Vertrieb und Kundenservice.