Datenschutzerklärung
Wir bei der charles GmbH (charles) verpflichten uns zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Informationen, die auf unserer Website www.hello-charles.com von charles als Verantwortlichem erhoben werden. In dieser Erklärung beschreiben wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und unserem Newsletter, den wir Ihnen zusenden, erheben, empfangen, verwenden, speichern, weitergeben, übertragen und verarbeiten.
Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für die Daten, die unsere charles Softwarelösung im Auftrag unserer Kunden (Kundendaten) in unserer Eigenschaft als Plattformanbieter („charles Services") verarbeitet und auf die Sie über die „Anmelden"-Funktion auf unserer Website zugreifen können. Ihre Nutzung der charles Services als Kunde von charles unterliegt dem charles-Auftragsverarbeitungsvertrag, den wir Ihnen vor dem Onboarding zur Verfügung gestellt haben.
Es steht Ihnen frei, die Websites zu besuchen, ohne personenbezogene Daten über sich selbst anzugeben. Wenn Sie eine Demo anfordern oder uns bezüglich der charles Software kontaktieren möchten, bitten wir Sie, personenbezogene Daten über sich selbst anzugeben. Darüber hinaus erheben wir Informationen gemäß Ihren Einstellungen in unserem Cookie-Manager. Weitere Informationen über die von uns verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals an Dritte verkaufen.
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitung durch:
Verantwortlicher:
charles GmbH (nachfolgend: charles oder hello-charles.com)
Gartenstraße 86
10115 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@hello-charles.com
Geschäftsführer: Andreas Tussing
2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (DSB)
charles GmbH
Gartenstraße 86-87
10115 Berlin
Deutschland
E-Mail: dpo@hello-charles.com
Jede betroffene Person kann sich jederzeit mit allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
3. Verarbeitung von Daten
Im Folgenden informieren wir Sie über unsere Datenverarbeitung in Bezug auf unsere Website, deren Zwecke und Rechtsgrundlagen, die erhobenen Daten, die jeweilige Speicherdauer und gegebenenfalls besondere Widerspruchs- und Löschungsmöglichkeiten.
a) Protokolldateien
Wenn Sie unsere Website www.hello-charles.com besuchen, sendet der auf Ihrem Endgerät verwendete Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website. Diese Informationen werden vorübergehend in einer sogenannten Protokolldatei gespeichert.
Datenarten
Folgende Informationen werden ohne Ihr Zutun erhoben:
- IP-Adresse des Computers/Mobilgeräts,
- eindeutige Gerätekennung,
- verwendeter Browsertyp/Version,
- Standortinformationen,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- Name und URL der abgerufenen Datei,
- Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), und
- der verwendete Browser und gegebenenfalls das Betriebssystem Ihres Computers sowie der Name Ihres Zugangsanbieters.
Zwecke
Die genannten Daten werden von uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
- Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website, und
- Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus den oben aufgeführten Zwecken der Datenverarbeitung.
Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Bei der Erhebung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Bei der Speicherung der Daten in Protokolldateien ist dies spätestens nach sieben Tagen der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen durch Löschung der letzten acht Bits anonymisiert, sodass eine Identifizierung Ihrer Person nicht mehr möglich ist.
b) Kontaktaufnahme und Demo-Anfrage
Wenn Sie uns bezüglich der charles-Plattform und -Dienstleistungen auf unserer Website kontaktieren oder eine Demo oder anderes bereitgestelltes Material anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten.
Datenarten
Wir bitten Sie, auf unserer Website folgende Informationen anzugeben:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Berufsbezeichnung und Rolle
- Unternehmen
- Unternehmensgröße
- Bevorzugte Sprache
- Produkte und Funktionen, an denen Sie interessiert sind
Zwecke
Die genannten Daten werden von uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Bewertung der Eignung unserer charles-Plattform und -Dienstleistungen für Ihr Unternehmen
- Terminierung einer Demo und/oder Bereitstellung von Materialien über unsere charles-Plattform und -Dienstleistungen
- Vertragsanbahnung und Unterzeichnungsprozess
- für sonstige Verwaltungszwecke.
Wenn Sie zugestimmt haben, weitere Mitteilungen von uns zu erhalten, verarbeiten wir Ihre Daten zusätzlich zur Anfrage, ob Sie sich für unseren Newsletter anmelden möchten (siehe unten unter Abschnitt 5).
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
Speicherdauer
Wir speichern Ihre im Rahmen Ihrer Einwilligung erhobenen personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns kontaktieren oder sich über den Abmeldelink von unserem Newsletter abmelden.
Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, sofern wir diese zu Marketingzwecken auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nicht zur Löschung aller Ihrer personenbezogenen Daten führt, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen verarbeiten, sofern hierfür eine andere Rechtsgrundlage besteht. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung.
c) Gelegentliche Verarbeitung
Wir können Ihre personenbezogenen Daten auf unserer Website gelegentlich anfordern, beispielsweise zu Rekrutierungszwecken oder zur Verwaltung Ihrer Teilnahme an einer Verlosung oder Veranstaltung. In allen Fällen stellen wir Ihnen Datenschutzhinweise darüber zur Verfügung, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.
4. Anmeldung zum charles Newschat auf WhatsApp
Auf unserer Website bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich für unseren Newschat auf WhatsApp anzumelden. Es werden keine Daten an WhatsApp übermittelt, bis Sie den QR-Code gescannt oder auf den Link zu WhatsApp geklickt haben. Erst danach werden Sie zu WhatsApp weitergeleitet und haben die Möglichkeit, eine Konversation mit uns zu starten.
Für das Anbieten und die Nutzung von WhatsApp verwenden wir unsere charles-Plattform, auf der wir alle Daten in der EU speichern.
Ihre Nutzung von WhatsApp unterliegt ausschließlich den Vereinbarungen, die Sie mit WhatsApp getroffen haben. Gemäß den Nutzungsbedingungen von WhatsApp verfügen wir über Ihre Telefonnummer und Ihren Benutzernamen über Ihren Kontakt. Wir verwenden diese und andere von Ihnen bereitgestellte Informationen, um:
- Sie zu erkennen und Ihnen zu antworten
- Ihre Präferenzen zu verwalten, und
- Ihnen Newsletter über WhatsApp zu senden (siehe unten unter Abschnitt 5)
Die jeweiligen Rechtsgrundlagen sind: (i) Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zur Beantwortung Ihrer Anfragen; und (ii) unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Durchführung von individualisiertem Marketing und Geschäftsentwicklungsaktivitäten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Daten werden so lange gespeichert, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Die Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Verarbeitungszwecke nicht mehr benötigt werden.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland oder besuchen Sie die entsprechende Datenschutzerklärung: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
5. Newsletter
Wenn Sie dem Erhalt von Newslettern oder anderen Informationsdiensten zugestimmt haben, die über WhatsApp, E-Mail oder auf anderem Wege versendet werden, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und andere von Ihnen übermittelte Daten (siehe oben Abschnitt 3 b), um Ihnen diese Dienste bereitzustellen.
Zur weiteren Optimierung der Nutzererfahrung und insbesondere zur Anpassung der Ihnen bereitgestellten Informationen verarbeiten wir Informationen über Ihre angegebenen Präferenzen, sofern vorhanden, und verfolgen in einigen Fällen Ihre Interaktion mit unserem Newsletter (Nutzerstatistiken). In diesem Zusammenhang verwenden wir HubSpot als Marketingtool für den E-Mail-Newsletter sowie für die Deal- und/oder Lead-Registrierung.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA oder besuchen Sie die entsprechende Datenschutzerklärung: https://legal.hubspot.com/privacy-policy.
Alle Newsletter-Aktivitäten und sonstigen Informationsdienste dienen Marketing- und Geschäftsentwicklungszwecken.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung, die es uns ermöglicht, Ihnen Newsletter zu senden, basiert auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. In anderen Fällen basiert die Verarbeitung auf unserem überwiegenden berechtigten Interesse an der Durchführung von individualisiertem Marketing und der Verfolgung von Geschäftsentwicklungsaktivitäten oder gegebenenfalls auf der Vertragserfüllung.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie ein berechtigter Grund oder eine andere Rechtsgrundlage dafür besteht, und überprüfen diese Rechtsgrundlagen regelmäßig. Besteht keine Rechtsgrundlage mehr für die Aufbewahrung der Daten, löschen wir die personenbezogenen Daten sicher oder anonymisieren sie in einigen Fällen.
Es entstehen Ihnen keine negativen Konsequenzen, wenn Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen. Ohne die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jedoch unseren Newsletter oder andere Informationsdienste nicht erhalten.
6. Social-Media-Hyperlinks
Wir verweisen auf unserer Webseite mittels Hyperlinks auf unsere Social-Media-Konten (Facebook, Instagram und LinkedIn). Obwohl die Verweislinks zu unseren Social-Media-Konten in den entsprechenden Logos eingebettet sind, werden keine Daten über Sie als Nutzer an den jeweiligen Anbieter des sozialen Netzwerks übermittelt. Sie werden erst auf die jeweilige Website weitergeleitet, wenn Sie auf die Logos klicken. Der jeweilige Anbieter des sozialen Netzwerks wird Informationen über Ihren Besuch auf unserer Website für eigene Geschäftszwecke erheben und verarbeiten. Wir haben keinen Einfluss auf diese Datenverarbeitung auf den jeweiligen verlinkten Websites.
Für weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Anbieter sozialer Netzwerke wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Social-Media-Anbieter oder besuchen Sie deren jeweilige Datenschutzerklärung:
7. Weitergabe
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zu anderen als den nachfolgend aufgeführten Zwecken an Dritte weitergegeben.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
- die Weitergabe gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
- für den Fall, dass eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO besteht, und
- dies gesetzlich zulässig und für die Abwicklung der Vertragsbeziehungen mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO erforderlich ist.
8. Übermittlung in Drittländer
Als global agierendes Unternehmen teilen wir die von uns verarbeiteten Daten mit Empfängern (Dienstleistern oder anderen Dritten), die sich außerhalb des EWR befinden können. Soweit in solchen Ländern kein gesetzliches Schutzniveau besteht, das mit den europäischen Datenschutzgesetzen vergleichbar ist, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten in diesen Ländern angemessen geschützt werden. Insbesondere können wir die von der Europäischen Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln anwenden.
Für den Fall, dass wir Daten in die USA übermitteln, sollten Sie sich bewusst sein, dass der Europäische Gerichtshof (EuGH) das geltende Datenschutzniveau als geringeren Schutz als den in der EU geltenden Datenschutz bewertet hat („Schrems II" C-311/18). Diese Bewertung basiert auf den nachrichtendienstlichen Aktivitäten der US-Behörden in Bezug auf die in die Vereinigten Staaten übermittelten personenbezogenen Daten. Nach Auffassung des EuGH können Überwachungsprogramme nicht als auf das unbedingt Erforderliche beschränkt angesehen werden, und betroffene Personen haben kein Recht auf einen wirksamen, vor Gerichten durchsetzbaren Rechtsbehelf gegenüber den US-Behörden. Unter Berücksichtigung dieser Umstände überwachen wir regelmäßig die rechtlichen Anforderungen an Datenübermittlungen in die USA. Darüber hinaus führen wir Bewertungen hinsichtlich der Risiken des Zugriffs durch US-Behörden auf die von uns in die USA übermittelten personenbezogenen Daten und der Notwendigkeit zusätzlicher Schutzmaßnahmen durch.
Für weitere Informationen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden und insbesondere die Einsicht in die abgeschlossenen Standardvertragsklauseln verlangen.
9. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht gemäß Art. 21 DSGVO, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, oder sofern sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das von uns ohne Angabe einer besonderen Situation umgesetzt wird.
Wenn Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen möchten, senden Sie einfach eine E-Mail an dpo@hello-charles.com
10. Weitere Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht:
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und gegebenenfalls aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich;
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen, und
- sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. Im letzteren Fall können Sie sich an unsere zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
https://www.datenschutz-berlin.de/ueber-uns/kontakt
11. Datenschutzhinweis für Telefonaufzeichnungen
Weitere Informationen zu den Aufzeichnungen, die wir bei Vertriebs- und Marketinganrufen erstellen, finden Sie hier.
12. Datenschutzhinweis für Videoaufzeichnungen im Büro
Weitere Informationen zu den Videoaufzeichnungen, die wir erstellen, wenn Sie das Büro von charles betreten, finden Sie hier.
13. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig mit Stand vom 14. Juli 2025. Aufgrund der Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen kann es erforderlich werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.
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