WhatsApp für Unternehmen: So nutzt du WhatsApp Business

Du möchtest WhatsApp für dein Unternehmen nutzen? Optimal, denn hier kannst du dich einlesen. Wir geben dir alle Infos, die du für deinen Einstieg brauchst. 

WhatsApp ist hierzulande für viele Unternehmen bereits fester Bestandteil der Kundenkommunikation. In Ländern wie Brasilien oder Indien ist der Messenger sogar schon die zentrale App für Marketing, Sales und Customer Service. Auch in Europa steigt die Nutzung von WhatsApp für Firmen von Jahr zu Jahr an.

In diesem Artikel geben wir dir einen simplen und präzisen Einsteiger-Guide in die Welt von WhatsApp Business.

Zwei Möglichkeiten: WhatsApp Business App oder WhatsApp Business Platform 

Um WhatsApp für dein Unternehmen zu nutzen, hast du zwei Möglichkeiten:

• Die WhatsApp Business App ist eine kostenlose Anwendung von Meta für kleine Unternehmen, um mit ihren Kunden zu chatten.
  

• Die WhatsApp Business Plattform hingegen ist das Powerpaket für größere Unternehmen, die eine skalierbare Kommunikation mit ihren Kunden über WhatsApp wollen.

Hier sind die  Unterschiede auf einen Blick:

Vergleich: WhatsApp Business App vs. WhatsApp Business Platform

Vor allem für größere Unternehmen, die eine DSGVO-konforme und skalierbare Lösung benötigen und WhatsApp verstärkt als Kommunikationskanal nutzen möchten, macht es Sinn die WhatsApp Business Plattform zu nutzen. 

Die weitreichenden Funktionen der Plattform, mit denen WhatsApp sehr frei an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann, geben hier den Ausschlag. Auf diese gehen wir im nächsten Kapitel ein. 

Funktionen der WhatsApp Business App im Vergleich zur Plattform

Die App und die Plattform bieten aufgrund ihrer Bauweise unterschiedliche Funktionen an. Da es sich bei der Business App um eine erweiterte Version der normalen WhatsApp-App handelt, bauen die Funktionen auf den herkömmlichen auf und sind daher eher eingeschränkt.

Bei der Business Plattform handelt es sich um eine eigene Softwareumgebung, die per API-Schnittstelle auf den WhatsApp Business Account zugreift und daher nach Belieben programmierbar ist. Das bedeutet auch, dass der Kreativität der Softwareanbieter freien Lauf gelassen wird.

Deshalb können sie WhatsApp mit erweiterten Funktionen bestücken, welche die Usability maximieren und genau auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind.

WhatsApp Business Platform von charles

Schauen wir uns das mal an einem Beispiel genauer an:

Für einen Einzelunternehmer, z. B. einen Händler für Sammler-Fußballtrikots (Ja diese Person gibt es wirklich 😉) oder eine Pizzeria, die Bestellungen per WhatsApp annehmen will (diese Pizzeria gibt es auch) macht die WhatsApp Business App sehr viel Sinn. 

Bekommt unser Einzelunternehmer beispielsweise ein neues unterschriebenes Trikot von Giovane Élber aus dem Jahr 1999 in die Finger, also einem echten Sammlerstück, kann er mit WhatsApp Business

• alle Anfragen aus seinem Sammler-Forum verwalten und sortieren,
• das neue Trikot in seinen Produktkatalog auf WhatsApp aufnehmen, 
• unterschiedliche Anfragen nach Belieben labeln,
• oder per Broadcast das neue Stück an relevante Käufer senden.

Nehmen wir nun an, unser Einzelunternehmer expandiert und handelt tägliche mehrere 100 Trikots und beschäftigt ein Team von 10 Mitarbeitern. In diesem Fall würde er mit der Business App an seine Grenzen stoßen, denn sie läuft nur auf 4 Geräten zur selben Zeit und Broadcast-Nachrichten sind begrenzt auf 256 Kontakte.

Genau deshalb gibt es eine WhatsApp Business Plattform. Wie oben bereits erwähnt, handelt es sich um eine Softwarelösung, die speziell für den Use-Case WhatsApp programmiert wurde.

Zu den wichtigsten Funktionen der Lösung gehören:

• Skalierbarkeit, dank unbegrenzter Nutzer- und Geräteanzahl und unbegrenzter Nachrichten 
• 100 % DSGVO-konforme Plattform
• Shop-Integration, die es ermöglicht Produktbestände live einzusehen und Produktempfehlungen per Drag&Drop in WhatsApp einzufügen
• Automatisierung, mit der gesamte wiederkehrende Use-Cases per Nachrichten-Flow gelöst werden können
• Erweiterte Funktionen für Marketing und Analytik, wie der WhatsApp Newsletter und wichtiger KPI's wie Öffnungs- oder Klickrate
• Bessere Verwaltung der Kontakte, dank weitreichenden Organisationsfunktionen im Chat
• Zielgruppensegmentierung, für zielgenaue WhatsApp-Kampagnen

💡 Alle Vorteile, die die WhatsApp Business Platform für Unternehmen bietet, findest du hier.

Egal ob App oder Plattform, für beide Fälle wirst du zuerst einen WhatsApp Business Account benötigen. In nächsten Teil erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen Unternehmensaccount erstellst.

WhatsApp Business Unternehmensaccount  anlegen

Ein Unternehmenskonto auf WhatsApp Business kannst du schnell und ohne große Mühe anlegen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines WhatsApp Business Accounts:

1. Lade die WhatsApp Business App herunter: Suche im App Store (iOS) oder im Google Play Store (Android) nach "WhatsApp Business" und lade die App herunter.

2. Installiere und öffne die App: Nachdem der Download abgeschlossen ist, installiere die App auf deinem Smartphone und öffne sie.

3. Akzeptiere die Nutzungsbedingungen: Lies die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien von WhatsApp Business und akzeptiere sie, um fortzufahren.

4. Verifiziere deine Telefonnummer: Gib die Telefonnummer ein, die du für deinen WhatsApp Business Account verwenden möchtest, und klicke auf "Weiter". Wähle dann die Verifizierungsmethode per SMS oder Anruf, um den Verifizierungscode zu erhalten. Gib den Code in der App ein, um deine Telefonnummer zu bestätigen.

Nun kannst du entweder die App nutzen, um mit Kunden zu kommunizieren oder dir eine Plattform zulegen.

Um Zugang zur WhatsApp Business Platform zu bekommen, brauchst du einen WhatsApp Business Solution Provider (kurz BSP) mit Software wie charles. Du könntest auch selbst auf die Schnittstelle zugreifen und deine eigene Softwarelösung entwerfen, aber realistisch ist das keine gewinnbringende Option.

💡 In unserem Wiki zeigen wir dir, wie du mit einem BSP loslegst.

WhatsApp im Marketing

Für das Marketing ist WhatsApp ein einzigartiger Kanal (mehr dazu in unserem Wiki). Nicht nur, dass über 60 Millionen Menschen in Deutschland den Messenger nutzen, sondern auch Öffnungsraten von bis zu 90 % und ebenfalls hohe Klickraten machen WhatsApp-Marketing äußerst interessant.

Um nur einige der Möglichkeiten aufzuzählen, die der Nachrichtendienst für Marketer eröffnet, haben wir eine Liste zusammengestellt:

1. WhatsApp-Newsletter: Der Klassiker unter den Marketing-Tools, die WhatsApp zu bieten hat.
   
   
2. Automatisierte Chat-Flows: Richte automatisierte Chat-Flows ein, um den Kunden durch seine Customer Journey zu begleiten. Dadurch fühlen sich Kunden gut aufgehoben und informiert.
   
   
   
   
3. Versenden von Benachrichtigungen und Updates: Optimal geeignet um verlassene Warenkörbe wieder aufzunehmen oder Neuheiten mitzuteilen
   
   
4. Kundenbindung und -pflege: Mit WhatsApp kann man dank personalisierten Nachrichten, Geburtstagsgrüßen (optional auch mit Geschenk 🎁) super die Bindung zum Kunden aufbauen
   
   
5. Marketingkampagnen und Gewinnspiele: Stichwort Gamification: Durch Quizze und Gewinnspiele kann man Kunden für Produkte begeistern

Mit Campaigns von charles kannst du stylische Newsletter-Kampagnen auf WhatsApp starten

📈 Viele erfolgreiche WhatsApp-Marketing-Kampagnen findest du auch in unseren Erfolgsgeschichten 

WhatsApp im Sales 

WhatsApp kann auch effektiv für den Vertrieb genutzt werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du WhatsApp im Sales verwenden kannst:

1. Direkte Kommunikation mit potenziellen Kunden: Nutze WhatsApp, um eine persönliche und direkte Kommunikation mit potenziellen Kunden aufzubauen. Du kannst ihnen Produktinformationen senden, Fragen beantworten und sie während des Verkaufsprozesses unterstützen. 

2. Produktpräsentation und -beratung: Sende Fotos, Videos oder Produktkataloge in WhatsApp, um Produkte zu präsentieren und potenzielle Kunden zu beraten. Du kannst ihnen auch Funktionen, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten erklären.
   Mit einer Shop-Anbindung kannst du sogar in Echtzeit Warenkörbe anlegen und direkt aus dem Chat heraus verkaufen. 

   
   

    

3. Angebotserstellung und Verhandlungen: Verwende WhatsApp, um Angebote an potenzielle Kunden zu senden und Verhandlungen durchzuführen. Du kannst Preisinformationen, Rabatte und Vertragsdetails direkt über WhatsApp austauschen.

4. Follow-up und Beziehungspflege: Nutze WhatsApp, um regelmäßige Follow-up-Nachrichten an potenzielle Kunden zu senden. Du kannst sie über Neuigkeiten, Sonderangebote oder weitere Informationen informieren, um das Interesse aufrechtzuerhalten und langfristige Beziehungen aufzubauen.

💡 Mehr über die Bandbreite der Möglichkeiten kannst du im Wiki: Conversational Commerce nachlesen

WhatsApp im Customer-Service

WhatsApp bietet viele Möglichkeiten, um den Customer Service zu verbessern. Hier sind einige Wege, wie du WhatsApp dafür nutzen kannst:

1. Schnelle Kundenkommunikation: Nutze WhatsApp, um schnell auf Kundenanfragen zu antworten und Probleme zu lösen. Die direkte und sofortige Kommunikation ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von Anliegen und eine hohe Kundenzufriedenheit.

2. Support bei Bestellungen und Rückfragen: Kunden können über WhatsApp Bestellungen aufgeben, Fragen zu Produkten stellen oder Informationen zu Lieferungen erhalten. Du kannst ihnen dabei helfen, indem du ihnen alle notwendigen Informationen bereitstellst und ihnen bei eventuellen Schwierigkeiten assistierst.
   
   

    

   

3. Bild- und Videonutzung: Nutze die Möglichkeit, Bilder und Videos über WhatsApp zu senden, um visuelle Unterstützung anzubieten. Du kannst Anleitungen, Lösungen oder Produktbilder bereitstellen, um Kundenfragen besser zu beantworten.

4. Feedback und Bewertungen einholen: Nutze WhatsApp, um Kundenfeedback und Bewertungen zu sammeln. Du kannst Umfragen durchführen oder direktes Feedback zu deinem Service oder deinen Produkten einholen, um Verbesserungen vorzunehmen.

Sei dir immer sicher, dass du klare Richtlinien und Zeiten für den Kundenservice festlegst und darauf achtest, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Über diese reden wir im nächsten Abschnitt.

DSGVO: Ist WhatsApp für Unternehmen erlaubt?

Ja, die Nutzung von WhatsApp im gewerblichen Umfeld ist unter Einhaltung der in der DSGVO festgehaltenen rechtlichen Regelungen erlaubt.

Eins solltest du allerdings wissen: Die WhatsApp Business App ist nicht unbedingt zu 100 % DSGVO-konform.

Die größten Kritikpunkte von Datenschutzexpert:innen sind:

• Die unverschlüsselte Aufzeichnung von Metadaten,
• unverschlüsselte Backups von Chatverläufen, die auf nicht DSGVO-konformen Servern gespeichert werden,
• und die fehlende Zustimmung von Kontaktdaten auf Telefonen, die WhatsApp nicht nutzen.

In Sachen Datenschutz ist jedes Unternehmen mit einer großen Kundendatenbank gut beraten, den Einstieg in die WhatsApp Business Plattform bei einem Business Solution Provider mit DSGVO-konformen Datenschutzmechanismen zu wählen.

Was kostet WhatsApp für Firmen?

WhatsApp bietet verschiedene Optionen für Unternehmen an, die Kosten variieren je nach den spezifischen Anforderungen und der gewählten Lösung:

1. WhatsApp Business App: Die WhatsApp Business App ist kostenlos und kann über den App Store oder den Google Play Store heruntergeladen werden. 

2. WhatsApp Business Plattform: Die Kosten für die WhatsApp Business Plattform variieren je nach Anbieter und Nutzungsbedarf. WhatsApp berechnet in der Regel eine Gebühr pro Nachricht, die gesendet oder empfangen wird.

Die genauen Kosten für die WhatsApp Business Plattform hängen von Faktoren wie der Anzahl der versendeten Nachrichten, der Nutzung von Medieninhalten und anderen zusätzlichen Funktionen ab. Einen Überblick über alle Kosten gibt es in unserem Artikel zu den WhatsApp Business Kosten.

Du möchtest die WhatsApp Business Plattform live erleben? 

Bei charles kannst du dir eine kostenlose Demo geben lassen, bei der du die Funktionsweise der WhatsApp Business Plattform live und von Experten erklären lassen kannst. 

Auch für deine Fragen ist Zeit. Melde dich einfach über den unteren Button zu einer Demo an und wir geben dir einen Termin. Wir freuen uns, von dir zu hören!