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Die WhatsApp Business API ist die Lösung für Unternehmen, die WhatsApp professionell für Marketing, Vertrieb und Kundenservice nutzen möchten. Wir erklären dir, was die API ist, welche Vorteile sie bietet und was sie kostet.
Viele Unternehmen wechseln zur API, weil die kostenlose WhatsApp Business App schnell an ihre Grenzen stößt. Bevor wir auf die Vorteile und Kosten eingehen, klären wir zuerst die Grundlagen.
Was ist die WhatsApp Business API?
Die meisten kennen WhatsApp – die beliebte App für private Nachrichten. Auch die WhatsApp Business App ist vielen ein Begriff: eine kostenlose Version für Unternehmen. Doch bei der WhatsApp Business API wird es oft kompliziert.
Hier die Unterschiede in Kürze:
- WhatsApp: Für private Nachrichten.
- WhatsApp Business: Eine kostenlose App für kleine Unternehmen mit Basisfunktionen.
- WhatsApp Business API: Eine Schnittstelle, die Unternehmen eine professionelle und skalierbare Nutzung von WhatsApp ermöglicht – datenschutzkonform und mit vielen Zusatzfunktionen.
Die API ist die erweiterte Version der WhatsApp Business App.
Beide Lösungen verbinden Unternehmen mit Kunden, aber die API bietet deutlich mehr Möglichkeiten:
- Kundenservice direkt über WhatsApp
- DSGVO-konforme Marketing-Kampagnen, wie WhatsApp-Newsletter
- Verkäufe direkt im Chat (Conversational Commerce)
Die API wurde 2018 eingeführt, um größere Unternehmen besser zu unterstützen. Über Integrationen mit CRM-Systemen oder anderen Tools können Unternehmen effizienter arbeiten und langfristige Kundenbeziehungen aufbauen.
Funktionsweise der WhatsApp Business API
Die WhatsApp Business API wird über einen Business Solution Provider (BSP) wie charles bereitgestellt. Der BSP sorgt für die Integration der API in bestehende Systeme wie CRM oder E-Commerce-Plattformen und gewährleistet eine sichere Nutzung.
Beispiel: Durch die API wird WhatsApp zu einem leistungsstarken Marketing- und Vertriebskanal. Unternehmen können Kampagnen versenden, Kunden segmentieren und personalisierte Nachrichten erstellen. Funktionen wie Chatbots und automatisierte Workflows optimieren zudem den Kundenservice.
WhatsApp Business App vs. WhatsApp Business API
Hier ein Vergleich der beiden Lösungen:
| WhatsApp Business App | WhatsApp Business API | |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Kleine Unternehmen | Mittelgroße und große Unternehmen |
| Kosten | Kostenlos | Abrechnung pro Nachricht (Details unten) |
| Funktionen | Basis (Kataloge, Schnellantworten, Labels) | Erweitert (Chatbots, Analysen, Segmentierung, Buttons) |
| Anzahl der Nachrichten | Maximal 256 Kontakte | Unbegrenzt |
| Nutzerzugang | Einzelner Nutzer, max. 4 Geräte | Unbegrenzte Nutzer und Geräte |
| Integrationen | Keine | CRM, E-Commerce und andere Tools |
| Automatisierung | Begrenzt auf Schnellantworten | Vollständige Automatisierung mit Workflows und Chatbots |
| Verifizierung (Grüner Haken) | Nicht verfügbar | Verfügbar nach Verifizierung |
Für Unternehmen mit einer großen Kundenbasis oder komplexen Anforderungen ist die API die bessere Wahl.
Vorteile der WhatsApp Business API
Die WhatsApp Business API bietet zahlreiche Vorteile, die über die Funktionen der kostenlosen WhatsApp Business App hinausgehen:
-
Skalierbarkeit: Keine Begrenzung der Nutzer- oder Geräteanzahl. Ideal für wachsende Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Kunden.
-
Integrationen: Die API ermöglicht die Anbindung an CRM-Systeme, E-Commerce-Plattformen und andere Tools, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
-
Automatisierung: Unternehmen können automatisierte Workflows einrichten, um Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und Zeit zu sparen.
-
Erweiterte Marketing- und Analysefunktionen: Zielgruppensegmentierung, personalisierte Nachrichten und die Analyse von KPIs wie Klick- und Öffnungsraten sind möglich.
-
Verifizierung (Grüner Haken): Der grüne Haken hinter dem Unternehmensnamen signalisiert Kunden, dass es sich um einen verifizierten Account handelt, was Vertrauen schafft.
DSGVO und Datenschutz
Die WhatsApp Business App kann für Unternehmen, die sensible Kundendaten verarbeiten, Datenschutzrisiken darstellen. Dies liegt daran, dass personenbezogene Daten und Metadaten auf Servern außerhalb der EU verarbeitet werden.
Wie die WhatsApp Business API hilft: Die WhatsApp Business API bietet Unternehmen wichtige Features, die sie dabei unterstützen, DSGVO-konform zu bleiben. Dazu gehört die Möglichkeit, die API über zertifizierte Business Solution Provider (BSP) zu nutzen, die Serverstandorte in der EU/EWR betreiben. Dies kann dazu beitragen, die Einhaltung rechtlicher Anforderungen zu erleichtern und den sicheren Umgang mit Kundendaten zu gewährleisten.
Begrenzte Geräteanzahl und fehlende Nutzertrennung
Die WhatsApp Business App erlaubt nur die Nutzung auf maximal vier Geräten gleichzeitig und bietet keine Möglichkeit, Nutzeraktivitäten zu trennen. Dies führt oft zu Verwirrung, wenn mehrere Mitarbeiter auf Kundenanfragen zugreifen.
Lösung: Mit der WhatsApp Business API gibt es keine Begrenzung der Geräteanzahl oder Nutzer. Unternehmen können problemlos mehrere Nutzerkonten einrichten und Aktivitäten klar zuordnen, was besonders in wachsenden Teams oder bei hohem Anfragevolumen von Vorteil ist.
Keine WhatsApp-Marketing-Kampagnen in der App
Die WhatsApp Business App erlaubt kein Versenden von Newslettern oder anderen proaktiven Nachrichten, um Spam zu vermeiden. Solche Funktionen sind nur über die WhatsApp Business API möglich, die zudem sicherstellt, dass alle Inhalte von WhatsApp genehmigt sind. Mit der WhatsApp Business App sind lediglich WhatsApp Broadcasts and bis zu 256 Kontakte möglich.
Lösung: Die API ermöglicht es, Marketing- und Transaktionsnachrichten über genehmigte Vorlagen zu versenden. So können Unternehmen personalisierte Kampagnen durchführen.
WhatsApp-Newsletter mit Nachrichtenvorlagen
Mit der API können Unternehmen WhatsApp-Newsletter an tausende Kontakte senden. Voraussetzung ist ein Opt-in der Kunden sowie die Genehmigung der Nachrichtenvorlagen durch WhatsApp.
So ein Newsletter kann zum Beispiel Folgendes beinhalten:
- Exklusiven Discounts
- Zeitlich begrenzten Discounts
- Ankündigung eines neuen Produkts
- Bilder, Videos oder eine Sprachnachricht
Um WhatsApp als Newsletter-Kanal zu nutzen, gibt es ein paar Punkte, die du beachten musst.
- Kunden auf WhatsApp bringen
Der erste Schritt in der WhatsApp-Journey besteht darin, Kunden über sogenannte Chat-ins auf deinen WhatsApp-Kanal zu leiten. Diese können beispielsweise auf deiner Website, in sozialen Medien oder in deinem E-Mail-Newsletter integriert sein.
- Opt-In einholen
Sobald ein Kunde über einen Chat-in eine Unterhaltung mit deinem Unternehmen gestartet hat, ist der nächste Schritt, die Zustimmung des Kunden einzuholen. Diese Zustimmung, auch Opt-In genannt, erlaubt es dir, später DSGVO-konform Nachrichten zu senden. Der Opt-In wird direkt in WhatsApp über eine entsprechende Nachricht angefragt.
- Nachrichtenvorlagen für den Newsletter erstellen und genehmigen
Um WhatsApp-Newsletter an tausende Kontakte gleichzeitig zu versenden, verlangt WhatsApp die Nutzung vorab genehmigter Nachrichtenvorlagen. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass die Inhalte kein Spam sind. Du musst deinen Newsletter daher als Nachrichtenvorlage anlegen und zur Überprüfung einreichen. Erst nach der Freigabe durch WhatsApp kann die Vorlage genutzt werden.
- Per-Template-Billing
Meta berechnet WhatsApp Business Nachrichten auf Basis von „Templates“. "Service" Nachrichten sind kostenlos und können zu einem 72-Stunden-Fenster führen, in welchem alle Nachrichten kostenlos sind. Schnelles Antworten ist daher nicht nur wichtig für einen guten Kundenservice, sondern hilft auch, die Kosten niedrig zu halten. Mithilfe von AI Agent Chatbots automatisiert charles bereits ganze Unterhaltungen - 24/7. Weitere Details zu den Kosten folgen später.
Ein gelungenes Beispiel für effektives Community Building mit der API ist die Energydrink-Marke HOLY Energy. Sie nutzte den WhatsApp-Newsletter, um ihre Kunden bereits vor der Markteinführung einer neuen Geschmacksrichtung einzubinden und zu informieren.
Die Marke kündigte die bevorstehende Einführung über ihre Social-Media-Kanäle an und motivierte ihre Kunden, sich zu registrieren, um über WhatsApp einen exklusiven Code für „frühzeitigen Zugriff“ zu erhalten. Dieser Code ermöglichte es den Kunden, das Produkt vor allen anderen zu kaufen.
Nach Erhalt des Codes über WhatsApp wurden die Kunden auf eine Landing Page geleitet, wo sie den Code eingeben und so Zugriff auf das neue Produkt erhalten konnten.
Dank dieser Strategie erzielte HOLY Energy am Einführungstag einen 10-mal höheren Umsatz als üblich, und die Abonnentenliste des Unternehmens verdoppelte sich.
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Verkauf über WhatsApp
Die API ermöglicht die Integration von Online-Shops (z. B. Shopify) in WhatsApp. Unternehmen können Produkte präsentieren, Lagerbestände einsehen und den Kaufprozess im Chat unterstützen.
Beispiel: Kunden können Produkte per Drag-and-Drop in den Warenkorb legen und mit einem Checkout-Link den Kauf abschließen. Dies optimiert den Verkaufsprozess erheblich.
Verifizierung mit grünem Haken ✅
Der grüne Haken wird nur an Unternehmen vergeben, die die WhatsApp Business API nutzen und von WhatsApp verifiziert wurden. Dies erhöht die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen.
Was kosten Nachrichten über die WhatsApp Business API? (Gültig ab Juli 2025)
Seit dem 1. Juli 2025 hat WhatsApp auf ein Abrechnungsmodell pro Nachricht umgestellt und das bisherige, auf Konversationen basierende Modell ersetzt. Hier die wichtigsten Informationen:
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Abrechnung pro Nachricht: Unternehmen zahlen für jede zugestellte Nachricht, anstatt für Konversationen innerhalb eines 24-Stunden-Fensters.
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Nachrichten werden nach Kategorien abgerechnet: Marketing, Utility, Authentication und Service.
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Service-Nachrichten innerhalb eines 24-Stunden-Fensters nach einer Kundenanfrage bleiben kostenlos.
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Klarheit und Transparenz: Das neue Modell bietet Unternehmen eine bessere Planbarkeit ihrer Kosten, da jede Nachricht einzeln abgerechnet wird.
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Rabatte für hohe Volumen: Unternehmen, die große Mengen an Nachrichten senden, können von gestaffelten Preisen profitieren.
Was kostet die WhatsApp Business API Software?
Die Preise für die WhatsApp Business API hängen vom Business Solution Provider und dem jeweiligen Paket ab, dass du buchst. Frage ganz einfach hier den Preis für dein Unternehmen bei charles an.
Einstieg in die WhatsApp Business API
Der Einstieg in die WhatsApp Business API ist einfach und schnell.
Hier sind die Schritte:
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Wähle einen Business Solution Provider (BSP): BSPs wie charles bieten den Zugang zur API sowie Support und Beratung.
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Onboarding und Integration: Das Onboarding dauert in der Regel nur wenige Stunden. Dein BSP hilft dir bei der Integration der API in deine bestehenden Systeme.
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Team-Schulung: Dein Team wird geschult, um die Software effektiv zu nutzen und das Beste aus den Funktionen herauszuholen.
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Nachrichten-Vorlagen erstellen: Für Marketing-, Utility- und Authentication-Nachrichten müssen Vorlagen erstellt werden. Wir helfen dir dabei.
Worauf solltest du bei einem BSP achten?
Hier sind die "Must-haves" eines BSPs:
- Das magische Dreieck: Vertrieb, Marketing und Support
- Erweiterte Zielgruppensegmentierung
- Unterstützung bei DSGVO-Konformität
- Automatisierung
- Einfache Integrationen
- Chat-Bubbles
- Chatbots / WhatsApp AI Agents
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Stabilität
- Skalierbarkeit
- Kontinuierlicher Support
- Support, der wirklich supported
Fazit
Die WhatsApp Business API ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Kundenkommunikation auf das nächste Level bringen möchten. Mit dem neuen Preismodell und den erweiterten Funktionen ist sie flexibler und leistungsstärker als je zuvor. Buche jetzt eine Demo bei charles, um die Vorteile der API selbst zu erleben und dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Lass dich onboarden und integriere deine Systeme
Das Onboarding mit charles ist mit unserem Support-Team unkompliziert und dauert im Durchschnitt nur wenige Stunden.
Der Zugang zur Benutzeroberfläche und alle technischen Integrationen können innerhalb weniger Tage umgesetzt werden, die meiste Zeit investieren wir in dein Team, um es so gut wie möglich zu schulen und wahre WhatsApp Experten aus Ihnen zu machen.
Eine Demo kannst du hier mit uns vereinbaren.
