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Datenschutzhinweis für Vertrieb und Marketing

Zuletzt aktualisiert: 5. Januar 2024

 

Wir, die charles GmbH (charles), würden uns freuen, mit Ihnen über unsere Produkte und Dienstleistungen zu sprechen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Informationen ist für uns von größter Bedeutung. Deshalb halten wir uns bei allen Vertriebs- und Marketinginitiativen an geltendes Datenschutzrecht, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und an den Inhalt dieses Datenschutzhinweises.

In diesem Datenschutzhinweis beschreiben wir, wie wir Ihre personenbezogenen Informationen erheben und, vorbehaltlich Ihrer Zustimmung, speichern und weiterverarbeiten, um Ihnen wertvolle Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen. Es versteht sich von selbst, dass wir Ihre persönlichen Informationen oder Unternehmensdaten niemals an Dritte verkaufen oder weitergeben werden, abgesehen von unseren beauftragten Dienstleistern für die Aufbewahrung, den Austausch oder die Übermittlung der unten aufgeführten Informationen.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Vertriebs- und Marketinginitiativen nur „B2B“, d.h. ausschließlich gegenüber Unternehmenskunden, durchführen und Sie daher in Ihrer beruflichen Eigenschaft als Beschäftigter oder Vertreter eines öffentlich registrierten Unternehmens kontaktieren. Wenn Sie nicht wünschen, dass wir Sie weiter kontaktieren, können Sie uns dies gerne mitteilen. Wir werden Ihre persönlichen Informationen dann nicht weiterverarbeiten oder speichern und jegliche Vertriebs- oder Marketingaktivitäten unverzüglich einstellen. Sie können sich ganz einfach von sämtlichen unserer Vertriebs- und Marketingmitteilungen abmelden, indem Sie auf den Abmeldelink „Unsubscribe“ in einer Vertriebs- oder Marketing-E-Mail klicken, die Sie von uns erhalten haben, oder indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen, wie unten in Abschnitt 1 dieser Datenschutzerklärung angegeben.

 

  1. 1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Kontaktangaben

Der für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Informationen Verantwortliche ist:

Charles GmbH

Gartenstraße 86-87

10115 Berlin, Deutschland

E-Mail: info@hello-charles.com

Geschäftsführer: Andreas Tussing, Artjem Weissbeck

Bei Fragen zum Datenschutz oder für die Durchsetzung Ihrer Rechte können Sie unser Datenschutzteam direkt erreichen, indem Sie sich an dpo@hello-charles.com wenden oder unseren digitalen Meldekanal https://charles.reporting-channel.com nutzen.

 

  1. 2. Kategorie betroffener personenbezogener Informationen für Vertrieb und Marketing

Die Kategorien der von uns verarbeiteten personenbezogenen Informationen hängen zunächst davon ab, ob es sich um eingehende Vertriebs- oder Marketingaktivitäten handelt, sog. Inbound Sales, („Sie wenden sich an uns") oder um ausgehende Aktivitäten, sog. Outbound Sales („wir kontaktieren Sie").

Bei Outbound Sales verarbeiten wir zunächst nur Ihren Namen, Ihren Titel, das Unternehmen, welches Sie vertreten und diesbezügliche Informationen, z.B. Größe, Branche und Gründungsdatum, Ihre Position und die spezifischen beruflichen Kontaktdaten, die zur direkten Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen oder Ihnen verwendet werden (z.B. Website oder geschäftliche E-Mail-Adresse).

Wir erstellen jedoch keine Kunden- oder Kontaktprofile und es erfolgt keine Speicherung oder Weiterverarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, es sei denn, dies ist erforderlich, um ein etwaiges "Opt-out" zu erfassen, oder Sie signalisieren uns eindeutig, dass wir unsere Konversation fortsetzen, d.h. wir weitere Mitteilungen senden oder Sie ein Meeting mit uns buchen wollen. Sobald Sie Ihre Zustimmung zur Fortsetzung unseres Gesprächs gegeben haben, bitten wir Sie ggf. um zusätzliche personenbezogene Informationen oder erhalten solche Informationen von Ihnen im Laufe unserer Konversation, z.B. Ihre vollständigen beruflichen Kontaktdaten und ein detaillierteres Unternehmensprofil.

Bei Inbound Sales, z.B. wenn Sie Informationen oder eine Demo auf unserer Website angefordert haben, erfassen wir personenbezogene Informationen wie in unserer allgemeinen Datenschutzrichtlinie (https://www.hello-charles.com/privacy-policy) beschrieben. Dazu gehören neben Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten auch Ihre Berufsbezeichnung und Funktion, weitere Unternehmensangaben, Ihre bevorzugte Sprache und die Funktionen, an denen Sie interessiert sind.

Im Zuge der weiteren Vertragsanbahnung, z.B. der Angebotserstellung und des Vertragsabschlusses, können wir weitere personenbezogene Informationen über Ihr Unternehmen verarbeiten und speichern, sofern Sie uns diese bei unseren Treffen und Gesprächen zur Verfügung stellen.

Für unsere Marketingaktivitäten können wir, sofern Sie uns Ihre ausdrückliche Zustimmung gegeben haben, personenbezogene Informationen verarbeiten, um Sie über aktuelle Neuigkeiten und Veranstaltungen zu informieren, z.B. per E-Mail oder WhatsApp. Um das Nutzererlebnis weiter zu optimieren und die Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen auf Sie zuzuschneiden, können wir gelegentlich auch Informationen über Ihre angegebenen Präferenzen verarbeiten und in einigen Fällen Ihre Interaktion mit unserem Newsletter verfolgen. In diesem Zusammenhang verwenden wir ein marktübliches CRM-System wie Hubspot (siehe unten) als Mittel der Verarbeitung.

 

  1. 3. Wie persönliche Informationen für Vertriebs- und Marketingzwecke erhoben werden

Wir erheben Ihre persönlichen Informationen für unsere Vertriebs- und Marketingaktivitäten:

  • von Ihnen persönlich, z.B. wenn Sie uns auf unserer Website, per Telefon, E-Mail oder über soziale Medien kontaktieren oder wenn Sie uns auf einem unserer Marketingevents Ihr Einverständnis gegeben haben Sie zu kontaktieren;
  • aus anderen Quellen, wie z.B. Ihrem Unternehmen oder anderen öffentlich zugänglichen Quellen, einschließlich Wirtschaftsnachrichten- oder Presse-Websites, öffentlichen Registern, berufs- oder geschäftsorientierten sozialen Medien (z.B. LinkedIn) oder von einem unserer Vertriebsdienstleister (siehe unten für weitere Einzelheiten).
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  2. 4. Zwecke der Verarbeitung für Vertrieb und Marketing

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen für die folgenden Vertriebs- oder Marketing-zwecke:

  • um zu beurteilen, ob Ihr Unternehmen an unseren Produkten und Dienstleistungen interessiert sein könnte, z.B. auf Grundlage von Geschäftszweck, Größe und Branche Ihres Unternehmens;
  • um Sie als Unternehmensrepräsentant per Telefon, E-Mail oder über professionelle Social-Media-Plattformen über unsere Produkte und Dienstleistungen zu informieren;
  • um Ihnen weitere Informationen über unsere Angebote zukommen zu lassen, die auf Ihre beruflichen Interessen zugeschnitten sind, einschließlich aktueller Informationen über Neuigkeiten und Veranstaltungen;
  • um Ihrem Unternehmen ein maßgeschneidertes Angebot zu machen und einen Vertrag über unsere Produkte oder Dienstleistung anzubahnen oder abzuschließen;
  • zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere zur Erfüllung Ihrer gesetzlichen Rechte (z.B. gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen).
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  2. 5. Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitungstätigkeiten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen (i) für Inbound Sales auf der Grundlage Ihres Interesse, möglicherweise einen Dienstleistungsvertrag mit uns für Ihr Unternehmen oder Ihr Geschäft abzuschließen (Artikel 6 (1) (b) DSGVO) und/oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Artikel 6 (1) (a) DSGVO) oder (ii) für Outbound Sales auf der Grundlage berechtigter Interessen unter Berücksichtigung des Bedarfs Ihres Unternehmens oder Geschäfts und unter ausschließlicher Verwendung Ihrer geschäftlichen Kontaktdaten (Artikel 6 (1) (f) DSGVO) und, falls zutreffend, Ihrer Einwilligung zur weiteren Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Informationen (Artikel 6 (1) (a) DSGVO). Für unsere Marketingaktivitäten verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Informationen auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung und der angegebenen Interessen (Artikel 6 (1) (a) DSGVO). Für Angebote und Vertragsverhandlungen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Informationen lediglich, um einen Vertrag vorzubereiten und abzuschließen (Artikel 6 (1) (b) GDPR).

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  2. 6. Offenlegung von Daten

Wir werden Ihre persönlichen Informationen oder Unternehmensdaten niemals an Dritte weitergeben oder verkaufen, sondern Ihre persönlichen Informationen nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken ggf. an unsere als Auftragsverarbeiter verpflichteten Dienstleister, zwecks Datenspeicherung, Datenaustausch oder Kommunikation weitergeben.

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  2. 7. Verarbeitungsverfahren und Dienstanbieter

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen mit den folgenden Mitteln und Dienstleistern:

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  2. 8. Erhebung von Informationen

Wir werden personenbezogene Informationen für Outbound Sales Initiativen nur wie zuvor in dieser Datenschutzerklärung beschrieben ggf. mit Unterstützung durch die folgenden Dienstleister erheben:

  • LinkedIn Sales Navigator, bereitgestellt von LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland; für weitere Informationen, wie LinkedIn Ihre Privatsphäre schützt, oder für Anfragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen können Sie sich in Ihr Konto einloggen und die Datenschutzeinstellungen anpassen oder LinkedIn wie in der Datenschutzrichtlinie angegebenen kontaktieren (linkedin.com/legal/privacy-policy).
  • Lusha Systems Inc. 800 Boylston Street, Suite 1410 Boston, MA 02199, USA; weitere Informationen, wie Lusha Ihre Privatsphäre schützt, oder für Anfragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, z.B. Änderung Ihrer personenbezogenen Informationen oder eines "Opt-out", finden Sie unter https://www.lusha.com/privacy_topic/control-your-profile/.
  • Evaboot S.A.S., 78 Avenue Des Champs-Élysées, 75008 Paris, Frankreich, eingetragen bei R.C.S. Paris unter der Nummer 907 956 916; für weitere Informationen, wie Evaboot Ihre Privatsphäre schützt, oder für Anfragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, finden Sie weitere Informationen unter https://evaboot.com/privacy-policy.

    a. Speicherung und Verwaltung von Informationen

Personenbezogene Informationen, die bei Outbound- oder Inbound-Vertriebsaktivitäten erhoben werden, werden ggf. aufbewahrt und weiterverarbeitet, sofern Ihre Zustimmung vorliegt oder dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach geltendem Datenschutzrecht erforderlich ist, mittels:

  • HubSpot Inc, Two Canal Park, Cambridge, MA 02141 USA, einem externen CRM-Dienstleister und Auftragsverarbeiter; personenbezogene Informationen werden bei Hubspot gespeichert, sofern Sie zugestimmt oder uns direkt kontaktiert haben. Weitere Informationen, wie Hubspot Ihre Privatsphäre schützt, oder für Anfragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, finden Sie unter https://legal.hubspot.com/privacy-policy.
  • SharePoint von Microsoft Inc, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Weitere Informationen zur GDPR-Konformität finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
  • Salesloft, Inc., 1180 West Peachtree Street NW, Suite 2400, Atlanta, GA 30309 USA, ein externer CRM-Dienstleister für die Verwaltung von Accounts von Interessenten und Auftragsverarbeiter, der es uns ermöglicht, Ihr "Opt-out" zu dokumentieren, und so die Einhaltung der GDPR zu gewährleisten; weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzrichtlinien von Salesloft (https://www.salesloft.com/privacy-policies/).

 

  1. b. Informationsaustausch und Kommunikation

Personenbezogene Informationen können mit Ihnen und innerhalb von charles unter Verwendung von marktüblicher Büro- und Videokonferenzsoftware ausgetauscht werden:

 

  1. c. Datenverarbeitung im Ausland

Soweit in Abschnitt 7 dieses Datenschutzhinweises Dienstleister mit Sitz im Ausland genannt werden, können die von uns verarbeiteten personenbezogenen Informationen ggf. an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden. Falls diese Länder kein mit der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau besitzen, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Informationen in diesen Ländern angemessen geschützt sind. So nutzen wir CRM-Dienstleister wie Hubspot, Kommunikationsanbieter wie Microsoft sowie Zoom oder für die Lead-Generierung z.B. LinkedIn, die unter dem neuen EU-US Data Privacy Framework registriert sind und bei denen daher laut EU-Kommission ein vergleichbares Datenschutzniveau angenommen werden kann. In anderen Fällen werden wir dafür Sorge tragen, dass die von der Europäischen Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln Anwendung finden. Sie können sich für weitere Informationen an unseren Datenschutzbeauftragten wenden und insbesondere Einsicht in die abgeschlossenen Standardverträge verlangen.

 

  1. 9. Aufbewahrung von personenbezogenen Informationen

Wir werden Ihre personenbezogenen Informationen nur so lange aufbewahren, wie es hierfür eine legitime rechtliche Grundlage gibt, und werden diese rechtliche Grundlage regelmäßig überprüfen. Insbesondere im Rahmen von Outbound Sales werden wir Ihre personenbezogenen Informationen nicht speichern, es sei denn, dies ist erforderlich, um die Anforderungen der DSGVO einzuhalten und Ihre Rechte als betroffene Person zu erfüllen, indem ein etwaiges "Opt-out" registrieren, und Ihnen keine weitere Kommunikation mehr zuzusenden. Wenn Sie uns Ihre Zustimmung erteilen, werden wir Ihre personenbezogenen Informationen zudem so lange speichern, wie es für die Zusendung weiterer Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen oder den Abschluss des Verkaufsprozesses erforderlich ist. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, was Ihnen jederzeit freisteht, werden wir alle personenbezogenen Informationen unverzüglich löschen, mit Ausnahme Ihres Namens, Ihrer beruflichen E-Mail-Adresse und Ihrer Entscheidung, Ihnen keine weiteren Nachrichten zukommen zu lassen.

 

  1. 10. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte, die Sie gegenüber unserem Ansprechpartner für Datenschutz ausüben können, wie in Abschnitt 1 dieses Datenschutzhinweises beschrieben:

  • Recht auf Zugang zu personenbezogenen Informationen (Artikel 15 GDPR): Sie haben das Recht zu erfahren, ob und wie wir personenbezogene Informationen über Sie verarbeiten, und wenn ja, Zugang zu den verarbeiteten Daten zu erhalten.
  • Recht auf Berichtigung (Artikel 16 GDPR): Sie haben das Recht, die Berichtigung unzutreffender personenbezogener Informationen zu verlangen.
  • Recht auf Löschung (Artikel 17 GDPR): Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen zu verlangen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 GDPR): Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 GDPR): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Widerspruchsrecht (Artikel 21): Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personen-bezogenen Informationen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen, wenn wir Ihre personenbezogenen Informationen auf der Grundlage berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO) verarbeiten, wie z.B. im Falle unseres Erstkontakts bei Outbound Sales.
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Artikel 77 GDPR). Sie können sich an die für unseren Firmensitz in Berlin zuständige Aufsichtsbehörde wenden (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin).

 

Widerruf der Einwilligung

Wenn wir Ihre personenbezogenen Informationen auf Grundlage Ihrer Einwilligung aufbewahren und verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die wir vor Ihrem Widerruf durchgeführt haben, und auch nicht auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, die auf der Grundlage anderer rechtmäßiger Verarbeitungsgründe als der Einwilligung erfolgt ist.

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  2. 11. Datensicherheit

Wir ergreifen angemessene und wirksame Maßnahmen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Informationen im Rahmen unserer Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu gewährleisten. Aus diesem Grund haben wir unser Managementsystem für Informationssicherheit nach der Industrienorm ISO 27001:2013 zertifizieren lassen.

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  2. 12. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir werden diesen Datenschutzhinweis ggf. aktualisieren, um Änderungen unserer Vertriebs- oder Marketingpraktiken zu berücksichtigen. Bitte prüfen Sie diese Webseite daher von Zeit zu Zeit auf aktualisierte Inhalte.