Mit WhatsApp automatische Antworten einrichten - So geht's

Wenn man immer wieder dieselben Anfragen auf WhatsApp erhält, kann eine automatische Antwort ein echter Segen sein. So sparst du eine Menge Zeit, Geld und Nerven. Wir erklären dir, wie du sie einrichtest.

Unternehmen, die WhatsApp als Kunden-Kommunikationskanal nutzen, kennen es: Im Postfach sind wieder dieselben Anfragen, die man alle einzeln per copy & paste beantworten muss. Das kann schon mal die Nerven strapazieren.

Bei dir auch so? Dann gibt es gute Nachrichten: Wer auf WhatsApp automatische Antworten einrichten möchte, kann das ziemlich einfach machen.

Doch erst solltest du die Unterschiede zwischen der privaten WhatsApp-Anwendung, WhatsApp Business und der WhatsApp Business Plattform kennen. 

WhatsApp vs. WhatsApp Business vs. WhatsApp Business Plattform

WhatsApp kann auf drei Arten genutzt werden: Für alle, die den Messenger privat nutzen wollen, gibt es die gewöhnliche App, aus dem App- oder Play Store. 

Darüber hinaus bietet WhatsApp für alle, die den Messenger für ihr Kleingewerbe nutzen möchten, die WhatsApp Business App. Diese kann man ebenfalls aus dem App oder Play Store herunterladen. 

Weil WhatsApp Business aber nur für kleine und Einzelunternehmen gedacht ist, bietet Meta auch eine API-Schnittstelle an, zu der mittlere und große Unternehmen mittels eines offiziellen WhatsApp Business Solution Providers und einer WhatsApp Business Plattform Zugang bekommen können.

Also kurz zusammengefasst: 

1. private WhatsApp-App
2. WhatsApp Business für kleine & Einzelunternehmen
3. WhatsApp Business Plattform für mittlere bis große Unternehmen

Automatische Antworten kannst du je nach WhatsApp-Version auf unterschiedliche Weise einstellen. 

Mit WhatsApp automatische Antwort einrichten

Grundsätzlich ist es nicht möglich, mit der privaten WhatsApp-App automatische Antworten zu versenden. 

Du kannst zwar Broadcasts starten, und dieselbe Nachricht automatisch an bis zu 256 Kontakte senden, aber eine Möglichkeit, Antworten wie automatische Abwesenheitsnotizen oder ähnliches einzurichten, gibt es nicht. 

Aber: Über die App eines Drittanbieters kannst du das umgehen.

Wir empfehlen dazu einfach mal die Suchmaschine anzuschmeißen und nach Lösungen zu suchen oder vielleicht im App oder Play Store zu stöbern. So solltest du schnell eine passende App finden.  

Mit WhatsApp Business automatische Antwort einrichten

WhatsApp Business bietet drei verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten an:

• automatische Begrüßungsnachrichten 
• automatische Abwesenheitsnotizen
• vorgefertigte Schnellantworten, auf die per Tastaturbefehl schnell zugegriffen werden kann

Wie Automatisierungen im Detail funktionieren, haben wir bereits in unserem Artikel zu WhatsApp Automatisierungen erklärt.

Deshalb möchten wir uns in diesem Artikel darauf konzentrieren, wie man automatische Antworten in der Praxis einrichtet. 

Dafür muss man zuerst in der WhatsApp Business App auf die drei Punkte oben rechts, und anschließend auf "Unternehmenstools" tippen.

Über den Menüpunkt "Unternehmenstools" kann man in der WhatsApp Business App Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten, sowie Schnellantworten hinzufügen.

Mit WhatsApp Business automatische Begrüßungsnachricht hinterlegen

Eine Begrüßungsnachricht wird immer dann versendet, wenn eine Person zum ersten Mal deinem WhatsApp Business-Konto schreibt. So richtest du sie Schritt für Schritt ein:

Schritt 1: Um eine Begrüßungsnachricht festzulegen, musst du unten in den Unternehmenstools auf die Nachrichtenfunktion "Begrüßungsnachricht" tippen.

Tippe auf die Nachrichtenfunktion "Begrüßungsnachricht" in den Unternehmenstools.

Schritt 2: Tippe jetzt auf das Schalter-Symbol beim Menüpunkt "Begrüßungsnachricht senden".

Aktiviere den Menüpunkt "Begrüßungsnachricht senden".

Schritt 3: Jetzt sind die zuvor grau hinterlegten Menüpunkte aktiv. Tippe auf "Begrüßungsnachricht", um den Text zu personalisieren.

Tippe auf den Menüpunkt "Begrüßungsnachricht" .

Schritt 4: Personalisiere deine Begrüßungsnachricht.

Jetzt kannst du den Text der Begrüßungsnachricht personalisieren.

Schritt 5: Wenn du den Menüpunkt "Empfänger*innen" auswählst, kannst du festlegen, wer die Begrüßungsnachricht erhalten soll.

Tippe auf den Menüpunkt Empfänger*innen.

Schritt 6: Du kannst jetzt auswählen, ob nur neue Kontakte (über "Meine Kontakte ausschließen"), alle Kontakte außer die von dir definierten (über "Alle außer ...") oder nur gewisse, von dir definierte Kontakte (über "Nur senden an ..."), die Begrüßungsnachricht erhalten sollen.

Lege fest, wer deine Begrüßungsnachricht erhalten soll.

Jetzt sollten alle von dir gewünschten Nutzer deine festgelegte Begrüßungsnachricht erhalten, wenn sie mit dir Kontakt aufnehmen.

Mit WhatsApp Business automatische Abwesenheitsnotiz hinterlegen

Die automatische Abwesenheitsnotiz hilft dir, auch außerhalb der Geschäftszeiten, wenn du mal im Urlaub bist oder einfach keine Zeit zum Antworten hast, erreichbar zu sein.

Deine KundInnen warten so ewig auf Nachrichten, sondern wissen sofort, wann du wieder für sie da sein kannst.

Du könntest auch Links zu deiner Webseite in die Abwesenheitsnotiz einfügen, wo sich deine KundInnen selbst weiterhelfen können.

Um eine Abwesenheitsnachricht einzurichten, musst du folgendermaßen vorgehen: 

Schritt 1: Tippe in den Unternehmenstools auf die Nachrichtenfunktion "Abwesenheitsnachricht".

Tippe auf den Menüpunkt "Abwesenheitsnachricht".

Schritt 2: Wie schon zuvor bei den Begrüßungsnachrichten, musst du jetzt den Punkt "Abwesenheitsnachricht senden" aktivieren.

Aktiviere den Schalter hinter dem Menüpunkt "Abwesenheitsnachricht senden".

Schritt 3: Nachdem die zuvor grau hinterlegten Menüpunkte jetzt aktiv sind, tippe auf "Abwesenheitsnachricht".

Tippe jetzt auf den Menüpunkt "Abwesenheitsnachricht".

Schritt 4: Personalisiere den Text nach Belieben. Wichtig: Gib den Nutzern einen ungefähren Zeitraum, in dem du dich meldest. Noch besser: Leite sie auf deine Webseite weiter, wo sie möglicherweise bereits selbst eine Antwort finden. Am Besten: Lege einen FAQ-Chat-Flow an, der die wichtigsten Fragen automatisch beantwortet (Nur mit der WhatsApp Business Plattform möglich)

Personalisiere deine Abwesenheitsnotiz mit wichtigen Informationen.

Schritt 5: Bei Abwesenheitsnotizen kannst du einen Zeitplan festlegen. Tippe dafür auf den Menüpunkt "Zeitplan".

Lege einen Zeitplan für deine automatische Abwesenheitsnotiz fest.

Schritt 6: Wähle aus, ob die Nachricht immer (über "Immer senden"), nach einem eigens festgelegten Zeitplan (über "Eigener Zeitplan") oder immer außerhalb deiner Geschäftszeiten (diese legst in deinem Unternehmensprofil fest; über "Außerhalb der Geschäftszeiten") gesendet werden soll.

Wann soll deine automatische Abwesenheitsnotiz gesendet werden?

Nun sollte jede Nachricht, die außerhalb deiner Verfügbarkeit eingeht, mit einer automatische Abwesenheitsnotiz beantwortet werden. 

Mit WhatsApp Business Schnellantworten definieren

Die Schnellantwortfunktion von WhatsApp Business ist zwar keine direkte Automatisierung, da keine Nachrichten automatisch ausgesendet werden, allerdings sehr hilfreich, denn mit den vorgefertigten Bausteinen kannst du per Tastaturkürzel schnell ganze Antworten geben.

Dafür legst du in den Einstellungen Nachrichtenmuster fest, die mit einem Tastaturkürzel versehen sind. Gibst du dann im Chat ein "/" ein, werden dir alle Schnellantworten, die du definiert hast, als Antwortmöglichkeit präsentiert. 

So funktioniert's:

Schritt 1: Wähle in den Unternehmenstools die Nachrichtenfunktion "Schnellantworten" aus.

Tippe auf den Menüpunkt "Schnellantworten"

Schritt 2: Tippe in den Schnellantworten unten rechts auf den Button mit dem "+". 

Tippe auf den "+"-Button unten rechts.

Schritt 3: Im Feld "Kürzel" musst du ein Wort eingeben, mit dem die Schnellantwort abgerufen werden kann. Dieses Wort siehst du im Chat-Fenster, wenn du "/" eingibst (siehe darauffolgende Abbildung). Im Feld "Antwort" kannst du einen Text eingeben, den du auch mit Medien verfeinern kannst. 

Lege ein Kürzel für deine Schnellantwort fest und gebe den gesamten Text ein.

Schritt 4: Jetzt kannst du deine Schnellantworten im Chat-Fenster mit per "/"-Zeichen abrufen.

Neben den Schnellantworten kannst du mit dem Befehl "/" auch deine Adresse, deine Geschäftszeiten und dein Unternehmensprofil als Nachricht im Chat versenden.

Deshalb ist die WhatsApp Business Plattform besser für größere Unternehmen

Mit automatischer Begrüßungsnachricht und Abwesenheitsnotiz und vordefinierten Schnellantworten kannst du dein kleines Business schon deutlich kundenfreundlicher machen.

Wenn die Anzahl der Anfragen allerdings höher ist, weil

• dein Publikum stetig wächst,
• du ohnehin schon viel Traffic auf deinen Kanälen vorzuweisen hast oder
• dein Kundenstamm schon sehr groß ist, 

wirst du mit der kostenlosen WhatsApp Business-App schnell an die Grenzen stoßen. 

Die Anzahl der Geräte, die du mit deinem WhatsApp Business-Konto verbinden darfst, ist auf 4 begrenzt und wenn du Marketing-Nachrichten wie WhatsApp-Newsletter versenden willst, kannst du maximal 256 Kontakte auf einmal erreichen. 

Auch ein riesiger Faktor: Ohne geeignete Server, DSGVO-konforme Datenspeicherung und Opt-In-Management kannst du schnell die rechtlichen Grenzen des Datenschutzes überschreiten. 

Um deinen WhatsApp-Account massentauglich zu machen, empfiehlt es sich deshalb, eine WhatsApp Business Plattform zu nutzen. Das kostet dich zwar den ein oder anderen Euro, wird aber die eben genannten Probleme der kostenlosen WhatsApp Business-App lösen.

Darüber hinaus wird WhatsApp für dich zu einem sehr attraktiven Kanal, über den du neben Support auch Marketing und Sales betreiben kannst.

Automatische Chat-Flows mit der WhatsApp Business Platform

In der WhatsApp Business Plattform sind automatische Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnotizen und Schnellantworten das kleine Einmaleins. Sie bietet darüber hinaus noch ein ganzes Arsenal an Automatisierungsmöglichkeiten.

Zu den größten Vorteilen, gerade wenn es um automatische Antworten geht, zählen Chatbots und automatisierte Chat-Flows. 

So kannst du beispielsweise:

• ganze Unterhaltungen automatisieren
• automatische Status-Updates zu Bestellungen versenden, wenn es etwas Neues gibt
• interaktive WhatsApp-Marketing-Kampagnen kreieren, die automatisch ablaufen
• automatisierte FAQs gestalten
• automatisch Kundendaten, Reviews und Meinungen einholen, wenn ein paar Tage nach der Bestellung vergangen sind

Da die WhatsApp Business Plattform mit der WhatsApp API verbunden ist, werden derartige Chat-Flows ganz einfach möglich. 

So auch beim Journeys-Feature von charles. 

Intuitives Canvas von charles Journeys, um alle möglichen Automatisierungen anzulegen.

Verschiedenste Trigger können der Auslöser einer Unterhaltung sein, in der du Antworten automatisieren und mit Antwort-Buttons die Konversation am Laufen halten kannst. 

Dabei sammelst du fleißig Kundendaten, segmentierst Kundengruppen und baust maßgeschneiderte WhatsApp-Kampagnen. 

👇 So fühlt sich ein Chat-Flow mit charles an.

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